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Mail Tracking
Foire aux questions

Ci-dessous les réponses aux questions les plus souvent posées par les utilisateurs de Mail Tracking :
 

 

Q :
Outlook me permet de savoir si mon email a été lu ou pas. Quel est l'avantage de Mail Tracking ?
 
Réponse :
Quand vous envoyez un message particulièrement important à quelqu'un, d'une part vous attendez que le destinataire reçoive effectivement le courrier, d'autre part vous voulez une preuve qu'il l'a bien reçu. C'est pour cela que la méthode habituelle est le courrier recommandé avec accusé de réception, qui offre ces deux garanties.
 
Certains logiciels de courrier électronique (Comme Outlook Express ou MS Outlook) permettent, lors de l'envoi d'un courrier, de demander à ce qu'un accusé de réception soit envoyé quand le courrier sera lu :
http://www.arobase.org/outlook/demander-accuse-reception-outlook.htm
 
Cette fonction existe déjà dans Mail Tracking mais malheureusement, elle reste intrusive et n'offre aucune garantie de distribution du courrier même si un courrier électronique a bien été distribué. Il est difficile de le prouver. Nous allons expliquer pourquoi.
Car d’une part l'expédition de cet accusé de réception est à la discrétion de la personne qui lit le courrier ; elle peut très bien lire le courrier tout en interdisant l'envoi de l'accusé de réception. D’autre part, l'accusé de réception n'est pas compatible avec les webmails (Yahoo, Gmail, Aol, etc.) et la majorité des logiciels de messagerie ne reconnaissent pas cette fonctionnalité.
 
Par contre Mail Tracking, parmi ses avantages, vous permet de savoir avec précision si votre email a été lu (à quelle heure et combien de fois) quelque soit le logiciel de messagerie ou le webmail utilisé par le destinataire et sans qu’il soit au courant. Le suivi comportemental de Mail Tracking apporte une preuve solide de la réception de vos messages, éventuellement productible même devant les tribunaux.
 

Q :
Je n'arrive pas à installer le logiciel sous Windows Vista. Comment faire ?


Réponse :
Pour permettre une installation optimum sous Windows Vista ou Windows 7, après avoir téléchargé le logiciel faites un clic droit sur son nom et sélectionnez « Exécuter en tant qu'administrateur ».
 
Q :
Comment envoyer des emails en nombre sans aucune contrainte de serveur SMTP de mon FAI ?


Réponse :
Pour maîtriser totalement vos envois et ne plus passer par les infrastructures de messagerie de votre FAI, vous pouvez utiliser soit le serveur SMTP de NetPlus qui est intégré dans le logiciel, soit votre propre serveur de messagerie.
 
Q :
Est il possible de diffuser une campagne emailing avec Mail Tracking en exploitant le serveur de Gmail ?


Réponse :
Oui,

Les nouveaux services de Gmail reposent sur SSL. Les dernières versions V3.0.3 et V3.0.3 de Mail Tracking supportent bel et bien le SSL.
 
Q :
Comment paramétrer le serveur SMTP d'AOL pour envoyer mes emailings avec Mail Tracking ?


Réponse :
Le serveur SMTP d'AOL requiert une authentification.
Rendez-vous dans l'onglet « Configuration » puis « Ajouter » :
- Saisir un nom pour le serveur SMTP
- Saisir le paramètre SMTP : smtp.aol.com
- Saisir vos paramètres d’authentification AOL
- Saisir le numéro de port du serveur de courrier sortant : 587
 
Q :
Lors de l'envoi de mon emailing, j'ai reçu le message suivant : Echec d’envoi


Réponse :
L'erreur « Echec d’envoi » provient d’un problème de communication entre Mail Tracking et le serveur de messagerie que vous avez spécifié.
 
Vérifiez alors que l’adresse de votre serveur SMTP est bonne.
Vérifiez également que l'adresse émettrice est bien une adresse permettant d'être identifié par le serveur SMTP (votre.email@free.fr pour smtp.free.fr).
Vérifiez également que vous n’avez pas de problème réseau ou de logiciel de protection (type pare-feu) bloquant la connexion de Mail Tracking.
 
Attention aussi à certains paramètres des antivirus:
L'impossibilité d'envoyer des e-mails depuis Mail Tracking peut être due à l’option suivante dans McAffe Antivirus «Empêcher les vers à diffusion massive d'envoyer des e-mails».
Décocher donc cette option pour retrouver un comportement normal.
Si vous utilisez un autre antivirus, vérifiez si une option équivalente n'est pas activée.
Au besoin, contactez votre administrateur réseau.
 
Q :
Lorsque j'essaye d'envoyer un emailing, j'obtiens le message « Impossible d'établir une connexion avec le serveur SMTP de votre Fournisseur d'Accès Internet ».


Réponse :
Cela signifie que le serveur SMTP n'a pas été trouvé ou qu'il n'a pas pu vous identifier.
Si vous utilisez Outlook Express nous vous recommandons de vérifier les paramètres du compte. Si vos messages ne rencontrent pas de problème avec Outlook Express, regardez le paramétrage du compte et reproduisez le dans Mail Tracking.
Le serveur SMTP doit être celui de votre fournisseur d'accès Internet et l'émetteur doit être l'adresse e-mail que ce fournisseur d'accès vous a fournie.
Cette adresse est celle qui vous permet d'être reconnu et identifié par le serveur SMTP dans le but de pouvoir transférer des messages par son intermédiaire.
 
Si votre FAI exige une authentification, cliquez sur « Propriétés » et saisissez vos paramètres d’authentification.
Si tout est correct au niveau du paramétrage, il peut s'agir d'un autre problème au niveau de votre firewall ou logiciel de sécurité Internet qui bloque l'accès à Mail Tracking.
 
Q :
Mon FAI est Orange. Je n'arrive pas à diffuser mon emailing. Que dois-je faire ?


Réponse :
Orange met en place une nouvelle solution technique d'envoi de messages permettant une authentification de l'expéditeur: http://assistance.orange.fr/1354.php
La mise en place de cette solution nécessite une reconfiguration de Mail Tracking.
Cliquer sur « Configuration » puis sur « Modifier », parcourir la liste jusqu’à trouver Orange :
- Modifier l'adresse du serveur SMTP : smtp-msa.orange.fr au lieu de smtp.orange.fr
- Modifier le numéro du port SMTP : 587 au lieu de 25
- Saisir vos paramètres d’authentification Orange.
 
Q :
J'ai mon propre serveur et je ne veux pas utiliser le serveur SMTP de mon FAI.
Comment faire pour utiliser mon propre serveur avec Mail Tracking ?


Réponse :
Mail Tracking est conçu pour s’adapter parfaitement avec n’importe quel serveur, soit celui de votre FAI ou le votre. Pour utiliser votre propre serveur avec Mail Tracking, il suffit de l’ajouter en cliquant sur « Configuration » puis sur « Ajouter » et saisissez un nom pour votre serveur et ses paramètres.
 
Q :
Que peut-on faire si mon FAI bloque l’envoi en masse ?


Réponse :
Certain FAI comme FREE ne permet pas de dépasser 50 destinataires par envoi (envoi groupé).
Pour faire sauter cette restriction de votre FAI, rendez vous à l’option « Vitesse d'envoi » et choisissez un vitesse lent (vitesse compatible avec le serveur SMTP de votre FAI).
 
Q :
Mon FAI ne me permet pas de dépasser une limite quotidienne de quelques centaines d'mails par jour.
Que peut-on faire devant cette restriction ?


Réponse :
Certain FAI comme Orange a une limite quotidienne de quelques centaines d’emails par jour :
(http://assistance.orange.fr/967.php?dub=2&)  
Pour faire sauter cette restriction, vous devez paramétrer Mail Tracking (Fenêtre message) comme suit :
- Cochez la case de l’option « Envoi forcé »
 
Q :
Que peut on faire si Free bloque le pot 25 ?


Réponse :
Free est le seul FAI Français qui essaie de protéger du SPAM avec une technique propre : http://ml.free.fr/
Pour débloquer le port 25 de votre FAI Free, allez dans l'interface de gestion de Free (http://subscribe.free.fr/login/), en bas à droite, cliquez sur « Fonctionnalités optionnelles de la Freebox », puis sur « Autres fonctions ». Vous trouverez cette case cochée :
« Blocage SMTP sortant. Si vous utilisez un autre serveur mail sortant que celui fourni par Free, ou si vous hébergez un serveur de mail, vous devez désactiver l'option suivante. Pour la majorité des utilisateurs, il est plus sûr de ne pas modifier cette option ».
Décochez cette case pour laisser passer tous les ports SMTP (25, 587, SSL etc.) puis débranchez et rebranchez la Freebox pour la redémarrer. Tout va rentrer dans l'ordre.
 
Q :
Puis-je utiliser l'Envoi direct avec Mail Tracking ?


Réponse :
Mail Tracking est conçu pour s'adapter parfaitement avec l'Envoi direct et l'envoi par le serveur SMTP.
 
Q :
Comment faire four utiliser l'Envoi direct ?


Réponse :
Pour utiliser l'Envoi direct, vous devez installer un Serveur SMPT local :
- Le Service Internet (IIS) vous permet d’installer votre propre serveur SMTP local :
http://www.libellules.ch/smtp_xp.php
- Il existe de nombreux logiciels « serveur SMTP local » gratuits sur Internet.
Exemple : http://www.softstack.com/freesmtp.html

 
Q :
Comment paramétrer Norton Internet Security pour Mail Tracking ?


Réponse :
Pour configurer « Norton Internet Security » pour Mail Tracking procédez comme suit :
1. D
ouble-cliquez sur l’icône « Norton Internet Security » qui apparaît en bas à droite à côté de l’horloge Windows (vous pouvez voir apparaître le nom de chaque icône en les survolant avec votre souris).
 
2. Dans « Norton Internet Security », cliquez sur la rubrique « pare-feu personnel » puis cliquez sur le bouton «Configurer» en bas à droite de la fenêtre.
 
3. Cliquez ensuite sur l’onglet « Programmes », vous trouverez ici dans la rubrique « Contrôle manuel des programmes » une liste de programmes.
 
4. Dans cette liste, vous trouverez « MailTrackingPro.exe » ou « MailTrackingPro », vous devez choisir l’option « Tout autoriser ». Si vous ne trouvez pas Mail Tracking dans cette liste, vous devrez dans ce cas l'ajouter manuellement. Vous trouverez Mail Tracking dans ce répertoire : « C:\ MailTrackingPro\ Mail Tracking Pro.exe ». Une fois ajouté, vous devez ensuite choisir également l’option « Tout autoriser ».
 
5. Redémarrez votre ordinateur et réessayez.
 
6. Si malgré cette configuration, Mail Tracking ne fonctionne toujours pas, reprenez les points 1, 2 et 3 puis, dans la liste des programmes, supprimez Mail Tracking. Fermez Norton Internet Security et relancez le programme Mail Tracking. Lors du lancement de l'application, une fenêtre vous demandera si vous voulez autoriser ou non l'application. Vous devez alors choisir « Toujours autoriser les connexions de ce programme sur tous les ports » puis valider.
 
Pour Norton Antivirus, vous devez effectuer un clic droit sur l'icône de Norton Antivirus, puis « Configurer Norton ». Dans la rubrique « Messagerie », vous devez alors décocher la case « Vérification des e-mails sortants ».
 
Q :
Les e-mails ne partent pas avec Norton antivirus Auto-protect 2005. Que faire ?


Réponse :
Pour que l'envoi des messages se fasse correctement, il faut désactiver la fonction « Protection des courriers sortants ».
 
Q :
Pourquoi les images de mon message ne s'affichent pas correctement ?


Réponse :
Si les images de votre message sont en local vous devez cocher l'option « Affichage direct »
si non les images doivent être hébergés.
 
Q :
Je n'arrive pas à visualiser l'animation Flash dans l'email envoyé par Mail Tracking.


Réponse :
Les animations flash ne sont pas visibles sur le client de messagerie et ne peuvent pas l'être.
Elles ne peuvent être visualisées qu'en aperçu sous Outlook Express ou Internet Explorer.
 
Il est fortement déconseillé d'utiliser une animation Flash dans des emailings, les clients de messagerie n'autorisant pas l'affichage ou même l'exécution de ces contenus.
En ce qui concerne les animations, un gif animé est préconisé.
 
Q :
J'aimerais forcer l'affichage des images directement à l'ouverture des mes emails par les destinataires. En effet certains webmails ou clients de messagerie comme Gmail ou Outlook, bloquent l'affichage sauf si le destinataire autorise l'affichage de celles ci.
Comment faire pour forcer l'affichage des images directement à l'ouverture des emails ?


Réponse :
Pour cela il faut embarquer les images avec le message, pour le faire
cochez l'option « Affichage direct ».

Quelques annonceurs utilisaient cette option (en disant : AFFICHAGE DIRECT ou AUTOMATIQUE) malgré qu'elle comporte des inconvénients:
- La taille de message à envoyer devient trop lourde.
- Le serveur SMTP ne peut traiter que quelques centaines d’emails.
-
Les images de message apparaissent en pièce jointe dans Yahoo, Hotmail, Gmail et tout autre Webmail
- Le format embarqué ne permet pas la détection des ouvertures des messages.
- Problèmes de compatibilité des images embarqués sur les messageries d’entreprises où les pièces jointes sont souvent malvenues ou filtrées au niveau des firewalls.
Pour en savoir plus, veuillez visiter le lien suivant : http://www.abc-netmarketing.com/Le-format-HTML-avec-images.html
 
Pour baisser significativement la taille de votre message et donc le temps d'envoi de votre emailing, évitez de ne pas embarquer les images dans votre message.
 
Q :
Puis-je utiliser des pages html générées avec Publisher, MS Word ou MS Excel ?


Réponse :
Un document généré avec Publisher, Word ou Excel ne répond pas au standard html, même si le fichier en porte l'extension. Ce type de conversion est fortement déconseillé puisque Publisher, Word et Excel génèrent un code html insupporté par les emails.
 
Nous conseillons donc d’utiliser un éditeur HTML comme FrontPage ou Dreamweaver pour générer vos pages html.
 
Q :
Comment déterminer le bon codage dans l'entête de mon message ?


Réponse :
Regarder le code source de votre page html. En haut de la page vous trouverez la ligne qui ressemble à :
<META http-equiv=Content-Type content="text/html; charset=……..">
Supprimez entièrement cette ligne. Mail Tracking va déterminer automatiquement le bon codage de votre message.
 
Q :
Je voudrais envoyer une campagne mais je n'arrive pas à créer un bon design graphique pour cela.
Pouvez vous créer le visuel pour mon emailing ?


Réponse :
Oui, vous pouvez demander à nos graphistes la création de vos documents de communication.
 
Q :
Les messages semblent bien envoyés mais ils ne sont pas reçus par les destinataires.


Réponse :
Attention aux filtres anti-spam !

Ces filtres anti-spam classent nos emails à l’aide des fonctions mathématiques complexes telle la méthode bayésienne ou les techniques de discrimination markovienne. Ces deux méthodes essayent de scanner le contenu d’un mail à la recherche de mots qui indiqueraient que le message est un spam. Les filtres vont scanner votre courriel et lui attribuer une note. En fonction de cette note, l’email sera dirigé vers votre boite de réception ou votre dossier spam ou bien sera rejeté complètement.

Si le message est envoyé avec succès sans qu'il ne parvienne au boite à lettre c'est parce que votre message a été bloqué par le filtre anti-spam. Pour résoudre ce problème et éviter les filtres anti-spam de tout genre, essayez d'utiliser notre Analiseur Anti-spam qui est un outil pertinant intégré dans le logiciel.
 
Q :
Quand dois-je cocher l'option « Envoi Forcé » ?


Réponse :
L’Envoi Forcé est une technique originale et unique dans son genre qui vous permet d’éviter, lors de votre opération d’envoi en masse, toutes formes de mauvaise connexion, d’engorgement, de saturation et de blocage de n’importe quel serveur SMTP que vous utilisez.
Cochez cette option uniquement si vous constatez qu’il y a un problème lié au serveur SMTP qui vous empêche de diffuser votre emailing.
 
Q :
Pourquoi certains destinataires de Yahoo ont reçu mon message dans le dossier « Courrier indésirable » ?


Réponse :
Avec Yahoo et Hotmail, les leaders de messagerie gratuite, le 1er message venant même de vos proches arrive comme SPAM et parvient dans le dossier « Courrier indésirable ». Une fois vous cochez la case « pas du SPAM » leurs messages parviendrons dans votre boite de réception.
Pour avoir plus d'info, veuillez consulter Yahoo FAQ :
http://fr.answers.yahoo.com/question/index?qid=20081006162050AA6qxve
 
En général, si le courrier arrive au destinataire dans le dossier « Courrier indésirable », cela est dû à plusieurs paramètres (adresse IP émettrice, adresse email de l’expéditeur, nature l’objet, le contenue du message etc.) et n’est, aucun cas,à Mail Tracking.
Pour que votre email ne soit pas considéré comme un courrier indésirable (SPAM), par les analyseurs automatiques des fournisseurs d’accès à Internet il faut éviter de vous faire blacklister :
- Evitez les termes utilisés le plus souvent par les spammeurs.
- Faites une page en HTML la plus simple possible (pas de scripts, pas trop de feuilles CSS, pas trop de poids pour le fichier…).
- Evitez un maximum les termes anglais car la majorité des Spam sont rédigés en anglais.
- Dans l’objet du message, ne mettez pas de points d’exclamation ou d’interrogation, ni les mots “gratuit” ou “Offre”, ni de texte tout écrit en majuscules dans l’objet de votre message.
- Il faut également gérer les désabonnements dans votre message pour éviter que vos clients soient tentés de cliquer sur le bouton “indésirable” de leur gestionnaire d’emails.
Si malgré ces conseils votre newsletter est toujours blacklistée, faites directement une demande aux principaux FAI et portails:
http://postmaster.aol.com, http://antispam.yahoo.com/, http://postmaster.msn.com/, http://postmaster.free.fr/,...
Pour éviter
les filtres anti-spam de tout genre, essayez d'utiliser notre Analiseur Anti-spam lors de l'envoi de votre emailing.

 
Q :
Comment connaître le temps d'expédition d'une campagne emailing ?


Réponse :
L’application est conçue pour traiter 10 messages par seconde.
 
Il suffit donc de faire votre calcul : la taille de message multiplié par le nombre d’emails divisé par votre bande passante en upload.
 
Par exemple : Pour envoyer un message de 100 Ko à 1000 emails avec une ligne ADSL de 1 Mbps (Vitesse de download : 1 Mbps , Vitesse d'Upload : 512 kbps)
En envoi d' emailing, seule la vitesse d'upload nous intéresse : 512 kbps = 56 Ko/s.
 
Nous avons donc:
(100 * 1000 ) / 56 = 1785 secondes => soit 29,76 minutes => soit un peu moins d'une demie heure.
 
Il s’agit bien sûr d’un temps théorique, il varie selon le trafic et la rapidité du serveur SMTP que vous utilisez, la taille de votre message, la taille des pièces jointes si elles existent, les options que vous choisissez « Pause après chaque email envoyé » et « Envoi forcé ».
 
Q :
Mail Tracking peut-il être partagé par plusieurs utilisateurs sur le même pc ?


Réponse :
Selon le type de version.
- Mail Tracking version Standard : Licence pour un seul UTILISATEUR sur un seul Poste.
- Mail Tracking version PME : Licence pour deux UTILISATEURS sur un seul POSTE.
- Mail Tracking version Grand Compte : Licence pour TOUS LES UTILISATEURS d'un seul POSTE.
.
 
Q :
Comment savoir si les destinataires ont ouvert mon e-mail ?


Réponse :
Grâce au service de suivi comportemental, permettant de détecter les ouvertures, les clics des liens et les désabonnements des destinataires.
Le suivi comportemental est intégré dans Mail Tracking. Les données de tracking peuvent être consultées à partir le bouton  « Tracking » en haut et à droite.
Il permet de gérer les désinscriptions de vos contacts, de segmenter et mieux exploiter le fichier de destinataires, et générer des graphiques de statistiques.
 
Q :
Comment gérer automatiquement les désinscriptions de mes contacts ?


Réponse :
Si vous choisissez l’option « Envoi avec tracking », vous pouvez automatiser la gestion des désinscriptions. Pour cela, il vous suffit de cocher l’option « Avec lien de désinscription automatique » (en bas de la fenêtre message).
 
Q :
Comment puis-je insérer dans le corps du message un lien de désinscription ?


Réponse :
Si vous cochez l’option « Avec lien de désinscription automatique » Mail Tracking va ajouter automatiquement un lien de désinscription en bas de votre message.
 
Q :
Lorsque j'envoi un message à plusieurs destinataires, ces derniers peuvent-ils voir les adresses des uns et des autres ?


Réponse :
Non, Mail Tracking envoi chaque message email séparément.
Utiliser Mail Tracking pour gérer de multiples envois d’emails est ainsi utile pour éviter de dévoiler accidentellement les adresses emails des autres destinataires, ce qui pourrait être assimilé à une violation des règles de vie privée et de protection des informations relatives à vos clients.
 

Q :
Lors d'envoi de mon emailing avec l'option « Envoi avec tracking » j'ai reçu le message suivant : Période de tracking expirée. Comment faire pour envoyer mon emailing avec l'option « Envoi avec tracking » ?


Réponse :
Ce message indique que votre abonnement au service de tracking est expiré !
Une fois la période de tracking expirée, vous pouvez renouveler, en ligne, ce service, en cliquant sur le bouton « Extension », puis sur « Demande de tracking ».
Les frais de renouvellement de ce service sont consultables à partir le lien suivant :
http://www.cybernetplus.com/mailtracking/extension/index.html
 
Q :
Une fois, la période de tracking expirée, puis-je continuer à envoyer mes emailing ?


Réponse :
Bien sûr que oui, mais sans suivi comportemental.
 
Q :
J’ai une version Standard de Mail Tracking. Puis-je migrer vers la version PME ou vers la version Grand Compte ?


Réponse :
Oui, la migration est possible dans tous les sens.
 
Q :
Durant ma période de tracking, combien d'envois avec tracking puis-je effectuer ?


Réponse :
Le nombre d’envois et le tracking sont indépendant l’un de l’autre.
Durant la validité de la période de tracking accordée, le client peut effectuer des envois illimités avec tracking. Autrement dit, le tracking s’effectue librement sur n’importe quel nombre d’adresses emails et n’importe quel nombre d’envois dont dispose le client durant toute la période de tracking accordée..
 
Q :
Quel type de fichier de contacts puis-je importer dans Mail Tracking ?


Réponse :
Vous pouvez importer des fichiers de destinataires provenant de formats suivants :
- Texte (TXT)
- MS Excel (CSV)
 
Q :
Comment dédoublonner mon fichier de destinataires ?


Réponse :
Lors de l’importation de votre fichier d’adresses dans Mail Tracking, toutes les adresses emails en doublons seront automatiquement supprimées.
 
Q :
Comment effectuer une réinstallation propre du logiciel ?


Réponse :
1. Désinstaller complètement le programme.
2. Supprimer également le dossier associé dans « C:\MailTrackingPro ».
3. Réinstaller le programme.
 
 

 
 

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